#

 

 

 

Rhif y ddeiseb: Deiseb P-05-845 Teitl y ddeiseb: Rhowch Derfyn ar Wrthdaro Buddiant yng Nghyfansoddiad Awdurdodau Lleol Testun y ddeiseb: Rydym ni sydd wedi llofnodi isod yn galw ar i Lywodraeth Cymru orfodi gwell bolisïau cod ymddygiad i gyflogeion awdurdodau lleol. Ar hyn o bryd, mae swyddogion awdurdod cynllunio yn cael rhedeg cwmnïau ymgynghori cynllunio preifat a chyflawni eu rolau cyhoeddus ar yr un pryd. Nid oes adnodd ar gael y gellir ei fuddsoddi er mwyn plismona'r cwmnïau preifat hyn, lle y'u datgenir yn y ffurflenni angenrheidiol, er atal twyll a llygredd. A chymryd swyddogion cynllunio fel enghraifft, mae potensial y gallai rhedeg busnesau ymgynghori preifat 'yn ddistaw bach' hwyluso llygredd, gan fod llawer o fathau, yn gyffredinol yn ymwneud â chamddefnyddio swydd. Mae angen rhoi terfyn ar yr arfer hwn ar unwaith a rhaid diwygio'r cyfansoddiadau fel na cheir ymddwyn yn modd hwn mwyach. Rydym yn galw am fwy o atebolrwydd a thryloywder gan ein hawdurdodau lleol, a rhaid pennu safonau ymddygiad mewn swyddogaethau cyhoeddus o'r fath a fyddai'n uwch na rhai'r sector preifat, lle mae hyn yn hynod annerbyniol.

 

Y cefndir

Fel rhan o drafodaeth o'r ddeiseb uchod yng nghyfarfod y Pwyllgor Deisebau ar 11 Rhagfyr 2018, gofynnodd Aelodau'r Pwyllgor am eglurhad pellach o'r canlynol:

§    a yw'r cyfyngiadau y cyfeirir atynt gan y Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol yn ymwneud ag ardal awdurdod lleol cyfan neu â phwyllgorau ardal penodol o fewn awdurdodau yn unig;

§    a oes cyfyngiadau yn seiliedig ar statws;

§    a oes gan bob awdurdod lleol ei reolau ei hun.

 

 

A yw'r cyfyngiadau y cyfeirir atynt gan y Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol  yn ymwneud ag ardal awdurdod lleol cyfan neu â phwyllgorau ardal penodol o fewn awdurdodau yn unig?

Yn ei ymateb i'r Pwyllgor dyddiedig 18 Ionawr 2019, mae'r Sefydliad Cynllunio Trefol Brenhinol (RTPI) n nodi'r canlynol:

We would advise members not to act in the circumstances described i.e. where there is subdivision into area committees. One of the challenges we post to members is the perception of their action and would advise them to also take all steps to limit the perception of conflicts of interest.

Yn ei ymateb, nododd yr RTPI hefyd, o'r achosion a benderfynwyd yn y blynyddoedd hynny, roedd dau achos posibl o wrthdaro buddiannau yn 2016 a dau achos posibl yn 2017, ond na chafwyd bod yr un ohonynt wedi torri'r cod.

Hefyd, dyma a nodwyd gan yr RTPI yn ei ohebiaeth flaenorol o ran y canllawiau i'w aelodau:

“Members must take all reasonable precautions to ensure that no conflict of duty arises between the interests of one employer, client or business associate and the interests of another.” Our Practice advice clearly states: “You should not undertake any private planning work in the area where you are in the position to recommend the making of any decision materially affecting the development or use of land.”

Mae nodyn cyngor yr RTPI i'r aelodau ynghylch Moeseg a Safonau Proffesiynol hefyd yn nodi'r isod (t.9) o ran ymgymryd â gwaith ymgynghori preifat:

RTPI Members undertaking any private consultancy work in addition to their primary (e.g. local authority) employment should obtain the written agreement of their employer before taking a commission. This also applies to staff working on a part time or contract basis. You should not undertake any private planning work in the area where you are in the position to recommend the making of any decision materially affecting the development or use of land. Exceptions to this include your own residence or where you are giving free planning advice to the public as part of your employment. [Fy mhwyslais]

Fel nodyn ychwanegol, ar ôl siarad â swyddogion o sampl o awdurdodau lleol yng Nghymru, ymddengys nad yw'r rhan fwyaf o awdurdodau yn gweithio ar sail 'Pwyllgor Ardal' bellach, a bod yr holl faterion cynllunio yn cael eu trafod mewn Pwyllgor Cynllunio unigol. Fodd bynnag, gall rhai awdurdodau rannu eu hardaloedd yn Dimau Ardal Gwasanaeth, megis yng Nghastell-nedd Port Talbot.

 

A oes cyfyngiadau yn seiliedig ar statws?

Nid oes dim cyfyngiadau yn seiliedig ar statws, oherwydd yn gyffredinol nid yw codau ymddygiad (awdurdod lleol na chorff proffesiynol) yn gwahaniaethu rhwng cyflogeion yn seiliedig ar radd eu swydd.  

Felly, er enghraifft, mae Adran 9 (t.33) o God Ymddygiad Cyflogeion CBS Castell-nedd Port Talbot yn ymwneud â Buddiannau/Cysylltiadau Personol ac Eraill. Mae'n nodi pa fuddiannau y tu allan i'r gweithle a allai fod yn wrthdaro buddiannau, gan gynnwys gwaith a wneir i unrhyw berson neu sefydliad heblaw fel un o gyflogeion y Cyngor. Daw'r darn isod o'r adran hon:

If any employee has a personal interest in any matter which arises at any meeting where the employee is reporting or advising (or might be called upon to advise, or otherwise be able to influence) any Councillor(s) of the Council, or any third party, the employee must declare the interest, and take no part in the consideration or determination of the matter. 

Mae Adran 10 o'r Cod Ymddygiad Cyflogeion yn nodi'r paramedrau ar gyfer ymgymryd â Chyflogaeth/Gwaith Ychwanegol. Yn yr adran hon, nodir:

For all additional employment or private work, outside of the work done as an employee of the Council, employees must obtain the written permission of the Council.  Appendix C can be used to make a relevant declaration.

Employees should be clear about their contractual obligations to the Council and must not undertake additional employment, or involvement, which may conflict with or detract from the interests of the Council.

Noda Adran 16 o'r Cod:

Any contravention of this Code of Conduct could result (or be taken into account) in disciplinary proceedings.

Should there be a need to undertake an investigation into an employee’s standard of behaviour it will be necessary to examine the Registers, attached in Appendix ‘A’, ‘B’ and ‘C’, and any evidence obtained from these sources may, together with any other information, be used to assist with the investigation.

In some instances, declarations or failure to declare, may need to be reported to the police

Mae Adran 17 o'r Cod yn nodi, er bod y Cod yn cynnwys safonau ymddygiad cyffredinol ar gyfer pob cyflogai, gall y bydd angen i rai Cyfarwyddiaethau wneud trefniadau ar gyfer amgylchiadau penodol. Fodd bynnag, mae ffurflenni safonol (Atodiadau B ac C) yn rhoi'r sail ar gyfer datgan unrhyw fuddiannau personol neu gyflogaeth ychwanegol. Yn y ffurflenni hyn, gofynnir yn glir i swyddogion ddatgan a ydynt yn rhagweld gwrthdaro buddiannau rhwng y gyflogaeth ychwanegol a'u rôl gyda'r cyngor.

Mae'n ofynnol i swyddogion sy'n dymuno ymgymryd â chyflogaeth ychwanegol y tu allan i'w rôl bresennol ofyn am ganiatâd gan y cyngor, a hynny trwy weithdrefnau penodol. Yn achos datganiadau o fuddiannau, yn cynnwys cyflogaeth ychwanegol, gofynnir am awdurdodiad gan uwch-swyddog yn y modd isod:

§    Prif Weithredwr i gael awdurdodiad gan y cyfarwyddwr cyllid a gwasanaethau corfforaethol/y Swyddog Monitro. Ysgrifennydd y Prif Weithredwr i gynnal y ffeil.

§    Cyfarwyddwyr i gael awdurdodiad gan y Prif Weithredwr. Eu hysgrifenyddion i gynnal y ffeiliau.

§    Penaethiaid Gwasanaeth i gael awdurdodiad gan y Cyfarwyddwyr. Ysgrifenyddion y Cyfarwyddwyr i gynnal eu ffeiliau.

§    Rheolwyr atebol i gael awdurdodiad gan Benaethiaid Gwasanaeth. Ysgrifenyddion y Cyfarwyddwyr i gynnal eu ffeiliau.

§    Pob aelod arall o staff i gael awdurdodiad gan Benaethiaid Gwasanaeth. Ysgrifenyddion y Cyfarwyddwyr i gynnal eu ffeiliau.

 

A oes gan bob awdurdod lleol ei reolau ei hun.

Mae Adran 37 o Ddeddf Llywodraeth Leol 2000 ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau lleol yng Nghymru baratoi a diweddaru cyfansoddiad ysgrifenedig sy'n cynnwys unrhyw wybodaeth a gyfarwyddir gan Weinidogion Cymru, copi o reolau sefydlog yr awdurdod, copi o god ymddygiad yr awdurdod ar gyfer Aelodau a chyflogeion, ac unrhyw wybodaeth arall y mae'r awdurdod yn ei hystyried yn briodol

Mae gan bob awdurdod lleol ei gyfansoddiad unigol ei hun yn unol ag amgylchiadau penodol yr awdurdod hwnnw. Bydd gan bob Cyngor hefyd wahaniaethau o ran y dogfennau y mae'n credu ei bod yn briodol eu cynnwys yn ei gyfansoddiad. Cyhoeddodd Llywodraeth Cymru Ganllawiau i Gynghorau Sir a Chynghorau Bwrdeistref Sirol yng Nghymru ar Drefniadau Gweithrediaeth a Threfniadau Amgen 2006 ar gynnwys cyfansoddiad awdurdod a'r modd y'i gweithredir.

Ymddengys fod y rhan fwyaf o awdurdodau lleol yn cynnwys, fel rhan o'u cyfansoddiad, ddogfennau penodol ar faterion cynllunio. Mae Rhan 5.2 o gyfansoddiad Cyngor Sir Caerfyrddin, er enghraifft, yn ymwneud â'r Cod Ymddygiad i Gynghorwyr a Swyddogion mewn Materion Cynllunio. Mae Adran 2.10 yn nodi'r dyletswyddau a osodir ar swyddogion:

In considering applications and in advising Members and the public on planning policy, the determination of planning applications, enforcement and other planning matters, officers must:

·         Act fairly and openly

·         Avoid any actions, which would give rise to an impression of bias.

·         Avoid inappropriate social contact with applicants and their agents, objectors and other interested parties

Mae Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot hefyd yn cynnwys Protocol Cynllunio (t.57) yn ei gyfansoddiad. Ym Mharagraff 11.3 o'r Protocol Cynllunio, nodir:

Councillors should recognise and respect the fact that officers involved in the processing and determination of planning matters must act in accordance with the Council’s Code of Conduct for Officers and their professional codes of conduct, primarily the Royal Town Planning Institute’s Code of Professional Conduct.  As a result, planning officers’ views, opinions and recommendations will be presented on the basis of their overriding obligation of professional independence, which may on occasion be at odds with the views, opinions or decisions of the Committee or its Members.

 

Gwneir pob ymdrech i sicrhau bod y wybodaeth yn y papur briffio hwn yn gywir adeg ei gyhoeddi. Dylai darllenwyr fod yn ymwybodol nad yw’r papurau briffio hyn yn cael eu diweddaru o reidrwydd na’u diwygio fel arall i adlewyrchu newidiadau dilynol.